Promotie

De kenmerken van een doeltreffend persbericht

Op de redactie van een krant, (vak)blad of radio/tv-omroep komen dagelijks een heleboel persberichten binnen. Door een goed persbericht te maken voorkom je dat jouw bericht in de grote stapel verdwijnt.

Een persbericht maken dat in positieve zin opvalt, betekent niet dat je hard moet schreeuwen (dus laat de caps lock toets alsjeblieft met rust). Het betekent ook niet dat je het bericht in een gekke outfit persoonlijk moet langs brengen (dus laat de verkleedkist lekker op zolder staan). Je hoeft er alleen maar voor te zorgen dat het persbericht volledig en overzichtelijk is. Een doeltreffend persbericht genereert free publicity.

Wie, wat, waar en wanneer

Stel een kort en bondig persbericht op. Verlies daarbij de belangrijkste onderwerpen niet uit het oog. Een redacteur wil in één oogopslag kunnen zien om wat voor event het gaat en wanneer het plaatsvindt. Vergeet ook niet de locatie en de tijd te vermelden. Natuurlijk is het goed om in je persbericht wat meer te vertellen over het onderwerp, maar maak er geen ellenlang verhaal van. Houd de informatie beknopt.

Donderdag 1 juli

Controleer de feiten. Kloppen de data en tijden en heb je het juiste adres in het bericht vermeld? Je zult niet de eerste zijn die een activiteit aankondigt op donderdag 1 juli om er vervolgens achter te komen dat 1 juli op woensdag valt. Lees het bericht ook na op taal- en typefouten. Beter is om het na te laten lezen door iemand anders. Als je zelf geen held bent met grammatica is het verstandig om iemand in te schakelen die daar wel talent voor heeft.

Maak het de redactie gemakkelijk

Voor de volledigheid kun je een bijlage bijvoegen met extra (uitgebreide) informatie of je kunt een link in het persbericht opnemen naar een website waar meer informatie te vinden is. Zo maak je het de journalist gemakkelijk. Wil hij (of zij) meer weten, dan bied jij daarmee de gelegenheid om meer informatie te verzamelen zonder dat je meteen een heleboel tekst over hem of haar uitstort.

Verstuur het persbericht per mail

Redacteuren ontvangen het persbericht graag digitaal. Zorg dat je in de mail het wie-wat-waar-wanneer-gedeelte behandelt. Het volledige persbericht kun je dan als bijlage bijvoegen. Meestal zul je het persbericht naar meerdere redacties sturen, mail het bericht dan naar jezelf en zet alle andere adressen in de bcc. Dat staat wel zo professioneel.

Achtergrondinformatie

Neem een noot voor de redactie op in het persbericht en vermeld daarin bij wie de redactie meer informatie kan opvragen. Vermeld de naam, de functie en het telefoonnummer van diegene die meer kan vertellen over de inhoud van het bericht. Als er een geschikt foto-moment is of als je denkt dat een bepaald onderdeel van het programma bij uitstek geschikt is voor aandacht van de pers, vermeld dat dan ook. Sluit, als het kan, een rechtenvrije foto bij als bijlage en vermeld het in de tekst als je wenst dat bij deze foto de naam van de fotograaf wordt genoemd. En schrijf die naam er dan ook even (foutloos) bij. Dat scheelt een hoop speurwerk voor de redactie. Tenslotte kun je ook nog een suggestie bijvoegen voor het onderschrift van de foto. Zo hou je zoveel mogelijk controle over wat er gepubliceerd gaat worden.

Timing

Bij het versturen van je persbericht is timing belangrijk. Het is niet handig om het persbericht een dag tevoren pas te sturen, maar je moet het ook niet overdrijven. Als het persbericht 2 maanden tevoren al verstuurd is, is het tegen de tijd dat het belangrijk wordt al lang vergeten. Als er onverhoopt na het versturen van het persbericht nog wijzigingen plaatsvinden in het programma stuur dan een rectificatie na. Voeg dan wel weer alle informatie bij, zo kan de redactie jouw eerdere bericht in zijn geheel verwijderen en aan de slag gaan met de gecorrigeerde versie.

Perscontact

Het moment is daar. Vandaag is de dag van jouw evenement. Maak tijd vrij om de pers te ontvangen en te woord te staan, of zorg dat iemand anders dat namens jou doet. Ontvang de journalisten gastvrij en vertel duidelijk wat jij van hen verwacht, wat er gaat gebeuren en bied hen de mogelijkheid om foto’s of video’s te maken en om vragen te stellen. Je kunt eventueel nog wat aanvullende informatie verstrekken, bijvoorbeeld in de vorm van een (programma)boekje. Op deze manier bouw je een goede relatie op met de pers en zullen ze graag nog eens bij je terugkomen.

Over de auteur

Kitty Joachems

Ik ben: spontaan - nieuwsgierig - tikkeltje eigenwijs (zegt men, ik vind van niet) - echtgenote (van Paul) - moeder (1 dochter en 1 zoon) - presentatrice - redactrice - secretaresse.
In 2014 hebben Paul en ik Klemtoon Media opgericht. Wij maken content. In alle vormen, soorten en maten. Mijn passie voor PR, communicatie en Social Media komt daarbij goed van pas.