Ondernemen

Wat is een virtual assistant en is het wat voor jou?

wat is een virtual assistant

Het leven wordt alsmaar digitaler en er komen bosjes online ondernemers bij. Ook deze ondernemers kunnen niet alles alleen, maar een secretaresse of assistent aannemen is een beetje gek als je vanuit je huiskamer werkt. Of… toch niet?

Wat is een virtual assistant?

Een virtual assistant is een freelance secretaresse/ administratief medewerker/ rechterhand. De taken voert de VA uit vanuit haar eigen huis. Je kunt een vast aantal uren per week/maand afspreken of je kunt incidenteel een VA inschakelen op het moment dat je hulp kunt gebruiken. Het is veel vrijblijvender en goedkoper dan een vast personeelslid in dienst nemen en net zo handig!

Welke taken kun je uitbesteden?

Niet elke VA is hetzelfde uiteraard, maar ik geef een aantal voorbeelden die virtual assistants aanbieden:

  • Managen van social mediakanalen
  • Mailingen verzorgen
  • Nieuwsbrief opmaken en versturen
  • Analytics van je site bijhouden
  • Research doen voor bijvoorbeeld een blog artikel
  • Presentatie voorbereiden/hand-outs maken
  • Offertes opvragen
  • Facturen maken en versturen
  • Website onderhouden
  • Klachtafhandeling
  • Persberichten schrijven en versturen
  • Event organiseren
  • After sales activiteiten

Let op: Elke VA heeft haar eigen expertisegebied, een VA die heel goed is in het beheren van social mediakanalen is misschien minder bedreven in het opstellen van contracten en facturen of het onderhouden van je website.

Bedenk van tevoren dus goed wat jij zoekt in een assistent. Wat vind je zelf het leukste aan je werk en wat het minst leuk? Maak een takenlijst van taken die je zou willen uitbesteden en zorg ervoor dat deze zo duidelijk mogelijk is.

Stel vervolgens een profiel samen zoals je de ideale kandidaat voor je ziet, georganiseerd, iemand die met je kan brainstormen of iemand die alleen orders opvolgt.

Hoe vind je een VA?

Nu je weet welke taken je wilt uitbesteden en wat voor een persoon je zoekt kun je op zoek gaan!

Zoek je iemand die je regelmatig wilt gaan inhuren of zelfs voor een vast aantal uur per week of maand? Dan kun je een vacature voor een VA uitzetten op social media en informeren bij andere ondernemers in je netwerk. Draag duidelijk uit welke kwaliteiten je belangrijk vindt in een persoon en welke taken je wilt laten uitvoeren zodat de juiste personen kunnen reageren en/of je tips kunnen geven.

Je kunt ook een VA inhuren via een bureau dat je vindt door te googlen. Er zijn meer internationale buro’s dan Nederlandse, maar digitale assistentie inhuren is in opkomst. Via zo’n buro zul je niet altijd met dezelfde persoon werken, maar het zijn wel professionele VA’s en er is altijd iemand die meteen aan de slag kan.

Hoe kies je?

Een VA wordt (waarschijnlijk) je eerste werknemer en dus hoort daar ook een sollicitatieprocedure bij. Dit geldt voor als je een vaste VA wilt gaan inhuren. Bedenk een opdracht die je een aantal VA’s kan laten uitvoeren om te kijken of de stijl van werken past bij wat jij zoekt.

Plan daarna een gesprek (Facetime/Skype of in het echt een kopje koffie is natuurlijk ook gezellig) waarin je elkaar beter kunt leren kennen.

Als jullie er samen uit zijn, zorg dan voor duidelijk afspraken zodat geen van beiden voor verrassingen komt te staan. Hoeveel uur per week/maand, tegen een uurtarief of een vast bedrag per maand? Stel een samenwerkingsovereenkomst op om alles vast te leggen.

Is het wat voor jou?

Wil je graag groeien met je bedrijf? En doe je nu nog alles zelf? Dan is het verstandig om tijdrovende dingen uit te besteden. Het is ook prettig om zaken te kunnen overleggen en een ‘partner’ te hebben die er verstand van heeft.

Hoeveel tijd ben je nu bijvoorbeeld kwijt aan het levendig houden van je social media kanalen? Zou het niet ontzettend handig zijn als je hier niet meer over na hoeft te denken? En ook als je eenmalig hulp nodig hebt voor bijvoorbeeld het plannen van een event dan biedt een VA de uitkomst.

Met de hulp van een VA kun jij je richten op je kerntaken. Je hebt minder stress, ruimte voor creativiteit en daardoor misschien ook wel meer klanten en omzet. Zo verdient de VA zichzelf uiteindelijk weer terug!

 

Over de auteur

Nicky Bakker

Ik heb een Marketing en Planning-achtergrond en ben van jongs af aan altijd creatief bezig. Dit gecombineerd is wie ik nu ben en wat m’n werk is geworden: Een Creatieve Coach!

Wil je een webshop of blog starten, maar weet je niet waar je moet beginnen? Wil je graag brainstormen of een logo en website laten ontwerpen? Of een wijntje drinken.. Kan allemaal :)

Over de auteur

Chantal Overgaauw

Ik schrijf (en redigeer). Maakt niet uit wat en waarover, zolang het maar niet indruist tegen mijn humane en ecologische principes. Mijn opdrachtgevers zijn heel divers en komen uit het onderwijs, bedrijfsleven en van de overheid. Omdat ik behalve als journalist ook ben opgeleid als fotograaf, ben ik goed in beeldredactie.
Daarnaast ga ik graag met kinderen naar buiten. Kijk op http://www.kommeenaarbuitenallemaal.nl