Ondernemen

Drie misvattingen over online boekhouden

online boekhouden

Online boekhouden is boekhouden met software die niet op je computer staat, maar in de cloud. Veel ondernemers vinden dat nog een beetje eng. In dit stuk weerleg ik drie veelgehoorde bezwaren tegen online boekhouden.

Als je aan ondernemers vraagt wat ze het vervelendste onderdeel van ondernemen vinden, krijg je gegarandeerd als antwoord: de boekhouding. En toch hoort het erbij. Om het jezelf zo makkelijk mogelijk te maken, is het een goed idee om te investeren in goede boekhoudsoftware.

Fundamentele keuze

Ga je een boekhoudpakket aanschaffen, dan moet je eerst een fundamentele keuze maken: ga je voor een pakket dat je lokaal op je computer installeert of kies je voor een pakket ‘in de cloud‘. In dat laatste geval installeer je helemaal niets en staan alle software die je gebruikt en al je gegevens online bij de leverancier van het pakket. Over cloudsoftware heersen nog veel misvattingen. Daarom zijn er ook veel bezwaren tegen cloud computing die berusten op die misvattingen. Ik behandel er hier drie.

1. Je moet de hele tijd online zijn

Deze hoor je veel, en het is ook waar, maar het is inmiddels echt een non-argument. Als je geen internetverbinding hebt op kantoor is het eerste wat je denkt echt niet: o jee, nu kan ik niet bij mijn boekhouding! Als je internet eruit ligt heb je grotere problemen dan dat. E-mail, Google Docs, Dropbox: stuk voor stuk spelen ze een kritieke rol in allerlei bedrijfsprocessen. En niemand die zich daar zorgen over maakt. En dat hoeft ook niet, want het internet in ons land is heel erg goed. Zelfs tekstverwerkers en spreadsheets zijn steeds vaker cloudtoepassingen.

2. De cloud is niet veilig

Heartbleed, Shellshock, POODLE, Russische hackers, Chinese hackers: het internet lijkt bij tijd en wijle wel een ongure achterbuurt, waar iedereen erop uit is om je een loer te draaien. Toch zijn de risico’s eigenlijk bijzonder gering. De internetservers waar cloudtoepassingen op staan zijn namelijk altijd meervoudig uitgevoerd en worden beheerd door specialisten. Staan je gegevens op jouw kantoor op een harde schijf, dan ben je er zelf verantwoordelijk voor en kan bovendien één omgevallen kop koffie het einde betekenen. Maar dat geeft niet, want jij maakt iedere dag netjes een backup, toch? Of is dat er in alle drukte een heel klein beetje niet van gekomen de afgelopen drie maanden? Trouwens: het grootste beveiligingslek ben je nog altijd zelf. Als een server gekraakt wordt, krijgt een hacker meestal alleen een versleuteld wachtwoordbestand in handen. Bij het ontsleutelen daarvan sneuvelen de zwakste wachtwoorden eerst. Zorg dus dat je veilige wachtwoorden gebruikt en maak je verder geen zorgen over je data in de cloud.

3. Ik kan mijn data niet meenemen

Deze snap ik wel. Het is inderdaad erg vervelend als je van boekhoudtoepassing wilt wisselen en je kunt je gegevens niet meenemen omdat ze ergens op een of andere cloudserver staan. Daarom hebben alle online boekhoudpakketten die het overwegen waard zijn een exportfunctie. Daarmee download je je gegevens in een universeel bestandsformaat (bijvoorbeeld CSV) zodat je ze elders weer kunt importeren. Dit probleem is niet uniek voor online software. Bij een lokaal pakket staan je gegevens misschien op je harde schijf, maar dan nog zijn ze vaak in een specifiek formaat en moet de exportfunctie eraan te pas komen.

Eigenwijs

Ik ben zelf jarenlang eigenwijs geweest. Ik had mijn eigen setje spreadsheets en die deden precies wat ik wilde, hoe ik het wilde. Maar ondertussen kostte het invoeren of terugvinden van bonnetjes veel te veel tijd, moest ik met de hand mijn facturen maken (en vervolgens overtikken in een spreadsheet) en zag ik ieder kwartaal huizenhoog op tegen de btw-aangifte. Uiteindelijk ben ik overstag gegaan en heb ik mijn hele boekhouding in een online pakket gezet. Geen gedoe meer met backups bewaren, niet meer nadenken over welk bestand waar staat. Gewoon vanaf ieder apparaat toegang tot alles, ook mobiel en vanaf ieder operating system. Vind ik boekhouden nu ineens leuk? Nee, niet bepaald. Is het pakket dat ik gebruik perfect? Verre van. Maar de drie bezwaren over online boekhouden hierboven, die slaan echt nergens op.

Over de auteur

Brainpowered By

Dit is ons brainpowered-account. Artikelen onder dit account worden mogelijk gemaakt door en in samenwerking met onze partners. Meer weten >>

Over de auteur

Marca van den Broek

ondernemer, businesscoach, trainer, zakelijk leider, social media addict, blogger, contenteer, foodie, single mom, honden èn kattenmens, verslaafd aan chocola maar probeert suikervrij te leven. Meer info op www.marcavandenbroek.nl