Ondernemen

[Vraag] Hoe plan ik m’n werkzaamheden beter?

Ondernemen is vrijheid, maar soms loop je ook gewoon even vast. In dat geval kun je je vraag voorleggen aan Marca van den Broek. Zij beantwoordt vragen van onze lezers. 

Over Marca

Ik ben nu ruim 10 jaar werkzaam als businesscoach en trainer. In die 10 jaar heb ik vele zzp’ers mogen begeleiden bij het succesvol starten en/of uitbouwen van hun bedrijf.

De vraag van Annemarie Gerbrandy

Hallo Marca,

Waar ik wel eens tegenaan loop, is dat ik enerzijds mijn bestaande klanten goed wil bedienen en dat ik anderzijds ruimte wil vinden om tijd en energie in nieuwe klanten te steken. Ik wil de een binnenhouden en de ander binnenhalen. Soms komt het werk allemaal tegelijk, terwijl ik er op een ander moment wel ruimte voor heb. Hoe ga ik hier slim mee om?

Groeten,
Annemarie

Het antwoord

Dat is inderdaad een lastige Annemarie! Je bestaande klanten worden niet voor niets wel eens het kapitaal van je bedrijf genoemd, maar aan de andere kant wil je natuurlijk ook nieuwe klanten. Al was het alleen maar voor de afwisseling en je eigen ontwikkeling!

Planning

Een goede planning kan wonderen doen. Ik ben zelf niet zo’n fan van de things-to-do-today lijstjes, die mag je wat mij betreft direct in de prullenbak gooien. Die lijstjes demotiveren over het algemeen alleen maar (er lijkt nooit een eind te komen…..) en je kunt ook niet goed prioriteiten aanbrengen. En met name dat laatste is belangrijk bij het maken van een goede planning.

Covey

Ik ben wel fan van de planningsmatrix van Stephen Covey, omdat die op een heldere, eenvoudige manier handvatten biedt om je planning beter op orde te krijgen.

matrix Covey

Ik loop de kwadranten even met je door.

De kwadranten

In het 1e kwadrant horen al je deadlines. De dingen die nu, nu, nu moeten en belangrijk zijn.

In het 2e kwadrant hoort alles wat niet urgent is, maar wel belangrijk. Denk hier bijvoorbeeld aan een planning maken, relatiemanagement, acquisitie. Al die dingen die belangrijk zijn maar die geen bloedspoed hebben. Overigens is dit stiekem het belangrijkste kwadrant. Waarom? Omdat je als je veel van dit soort werkzaamheden inplant, je niet zo snel in het 1e kwadrant terecht komt. Ga maar na, als jij bijv. je acquisitie inspanningen op een constant niveau houdt, kom je niet ineens in de stress als je huidige opdracht afgerond is.

In het 3e kwadrant zitten de werkzaamheden die zich voordoen als urgent, maar die niet echt belangrijk zijn. Het is de klop op je deur als je net lekker bezig bent, het telefoontje dat je uit je concentratie haalt. Lijkt allemaal super belangrijk, maar op dat moment heb je iets anders aan je hoofd of kun je je tijd beter besteden.  Dit is het kwadrant waar je goed timemanagement op los kunt laten. Check bijvoorbeeld maar één keer per dag je mail, zet je telefoon uit als je met iets belangrijks bezig bent, plan vergaderingen op vrijdagmiddag als iedereen naar huis wil etc. Ook een fijne: plan elke week een middag zonder afspraken en elke maand één hele dag. Handig voor de dingen waar je niet aan toe bent gekomen of voor de spoedgevallen die toch ineens opduiken.

In het 4e kwadrant zit alles wat niet belangrijk en niet urgent is. Raar kwadrant zul je misschien denken, maar ga maar eens bij jezelf na: hoeveel tijd verdoe je met gedachteloos een beetje op internet rondkijken? Of met ander werkontwijkend gedrag? Soms verval je in dit gedrag omdat je moe bent maar toch achter je laptop blijft zitten (guilty!), dan kun je beter iets gaan doen waar je echt van opknapt. Soms zit je ineens in dit kwadrant omdat je niet goed weet wat je moet doen (bijvoorbeeld door een slechte planning of doordat je geen heldere doelen hebt). Allerlei redenen te bedenken, maar feit is dat je niet veel opschiet als je in dit kwadrant bezig bent.

Pot met stenen

De matrix op zich vind ik al verhelderend. Zeker als je een week lang eens voor jezelf bijhoudt in welk kwadrant je werkzaamheden zitten. Het verhaal wordt wat mij betreft nog helderder als je het ook gaat toepassen op je planningen. Niet meer dagelijks plannen bijvoorbeeld, maar per maand (of per week om mee te beginnen). Op die manier kun je de belangrijke zaken (die van het 2e kwadrant) beter inplannen. Plan je op de dag zelf, dan loop je het risico dat je toch weer te veel in de waan van de dag terechtkomt.

Covey vergelijkt dit met een grote pot met grind. Doe je eerst grind in een pot (kleine afspraken, things-to-do-today gefröbel), dan kunnen er al snel geen grotere stenen meer bij (de werkzaamheden uit het 2e kwadrant). Vol is vol. Maar als je het andersom doet, eerst de grote stenen en dan pas het grind, zul je zien hoe makkelijk het grind zich voegt naar de grote stenen. Resultaat is, dat je veel meer voor elkaar krijgt.

Meer ruimte

Ik hoop dat je hier iets mee kunt Annemarie! Als ik jouw vraag lees, lijkt het alsof je vaak in het 1e kwadrant terechtkomt met je werk. Misschien kun je dat kwadrant proberen te vermijden door meer aandacht te besteden aan werkzaamheden in het 2e kwadrant: planningen maken, acquisitie spreiden e.d.? En misschien kun je ook nog wat timemanagement tips loslaten op de zaken die zich urgent voordoen maar het niet zijn? Daar kun je vaak heel wat tijdwinst halen!

Hartelijke groet, Marca

Ook een vraag?

Wil je jouw vraag ook aan Marca voorleggen? Vul dan het onderstaande formulier in. Liever een-op-een in gesprek met Marca? Vraag dan een gratis adviesgesprek aan.

  • Wordt niet gepubliceerd

Over de auteur

Marca van den Broek

ondernemer, businesscoach, trainer, zakelijk leider, social media addict, blogger, contenteer, foodie, single mom, honden èn kattenmens, verslaafd aan chocola maar probeert suikervrij te leven. Meer info op www.marcavandenbroek.nl