Ondernemen

Nooit meer stress? Maak een planning!

Word je opgeslokt door de stapel met werk op je bureau? Puilt jouw mailbox uit? Heb je last van uitstelgedrag? Doe je altijd meerdere dingen tegelijk? Don’t worry; de redding is nabij!

Multitasken

Wij vrouwen zijn natural born multitaskers. Toch is het verstandig slechts 1 ding tegelijk te plannen en dus ook steeds bezig te zijn met “maar” 1 taak van je takenlijst. Alleen dan kun je je goed concentreren op waar je op dat moment mee bezig bent en kun je jouw werk de aandacht geven die het verdient.

Lijstjes

Voor mij werkt het goed om met meerdere lijstjes te werken. Ik ben een echt “lijstje-meisje”. In mijn papieren (ja, echt!), agenda houd ik mijn afspraken bij en weet ik dus wie ik vandaag ontmoet en zie ik ook meteen de plaats en tijd van elke afspraak. Verder werk ik met een contentkalender waarin ik, voor mezelf en voor mijn klanten, bijhoud welke content waar en wanneer gepubliceerd moet worden. Ik zie in één oogopslag wat nog gedaan moet worden en wat al geplaatst is. Daarnaast heb ik natuurlijk ook afspraken en “things to do” voor zaken buiten mijn bedrijf. Hoe houd ik dan overzicht? Dat doe ik door alles op datum te rangschikken in een digitaal overzicht. Wat afgehandeld is vink ik af (ping!). Zo hou ik rust en ruimte in mijn planning en kan ik me focussen op die ene afspraak of het schrijven van dat ene artikel zonder dat allerlei andere, ook belangrijke zaken, door mijn hoofd spoken.

Ik heb een aantal handige tips verzameld waarmee ook jij het hoofd koel kunt houden. Met deze tips kun je een efficiënte en realistische planning maken. Zo ben je altijd “in control”.

Prioriteiten

Maak een to-do list met daarop alles wat je moet doen. Neem de lijst daarna grondig door en geef elke taak een cijfer van 1 t/m 3. Alles wat vandaag moet gebeuren geef je een 1, alles wat tot morgen kan wachten krijgt een 2. Alle andere zaken krijgen een 3. Pas ook de 2 minuten regel toe: alles wat je binnen 2 minuten kunt afhandelen, werk je meteen af. De taken die overblijven plan je in. Je bepaalt meteen wanneer je het wilt doen en hoe lang je verwacht er mee bezig te zijn.

Tijd

Niets is vervelender dan te krap plannen en zo de hele dag achter de feiten aan te lopen. Dat kun je voorkomen door van steeds terugkerende taken met een stopwatch te meten hoe lang je er over doet. Maak bij alle andere taken een schatting en rond die tijd naar boven af. Als je van elke taak weet hoeveel tijd je ervoor moet uittrekken, kom je niet voor onaangename verrassingen te staan. Om nog beter inzicht te krijgen in jouw tijdsbesteding kun je achteraf noteren hoe lang je werkelijk over een klus hebt gedaan. Waardevolle informatie die je in de volgende planning mee kunt nemen.

Ervoor en erna

Als je een afspraak hebt met een (potentiële) klant of als je een vergadering in je agenda zet, hou dan in je planning meteen rekening met reistijd, voorbereidingstijd en uitwerktijd. Een vergadering van 10.00 uur tot 12.00 uur en om 12.15 uur 30 km verderop een lunchafspraak is geen goed idee. Grote kans dat je te laat komt op je vervolgafspraak. Aan het eind van de dag voel je je geleefd en heb je geen idee meer welke toezeggingen je hebt gedaan of wat je voor iemand zou uitzoeken.

Uurtje niks

Plan ook regelmatig “niks” in je agenda. Bouw dagelijks een moment in om even “niks” te doen. Dat geeft je de gelegenheid om even te ontspannen, zaken te overdenken, nieuwe energie op te doen. Dit komt de creativiteit enorm ten goede. Deze “gaten” in je agenda zijn ook handig voor ad-hoc klusjes die op je pad komen. Loopt een klus onverwacht toch ontzettend uit? Jij wordt er niet warm of koud van want je weet dat het “uurtje niks” daar korte metten mee maakt.

Focus, focus, focus

Je gaat aan de slag met de eerste taak die op je to-do list staat. Geef stoorzenders geen kans! Laat je niet afleiden door telefoon, mail of andere zaken die je uit je concentratie halen. Zet het geluid van je telefoon uit en zorg dat je niet hoort of ziet dat er nieuwe mail binnenkomt. Ben je bang dat je dan een belangrijk bericht mist? Niet nodig: ook het behandelen van mail en het beantwoorden van telefoontjes maakt onderdeel uit van je planning. Dat doe je dus op vooraf vastgestelde tijdstippen.

Dagafsluiting

Neem aan het eind van elke werkdag even de tijd om de afgelopen dag te evalueren. Ben je ergens niet aan toegekomen? Je kon het je kennelijk veroorloven anders had deze taak wel bovenaan je prioriteitenlijst gestaan. Schuif de klus door naar morgen en loop je afspraken en je planning voor de volgende dag nog even rustig door. Moet je nog iets klaarleggen, doorlezen of voorbereiden? Doe het meteen en laat het vervolgens los. Zo ga je goed voorbereid de volgende werkdag in en kun jij je vanavond zorgeloos ontspannen.

Heb jij nog andere bruikbare tips om te zorgen dat je overzicht houdt? Welke trucs pas jij toe om op schema te blijven? Laat het weten bij de comments.

 

Over de auteur

Kitty Joachems

Ik ben: spontaan - nieuwsgierig - tikkeltje eigenwijs (zegt men, ik vind van niet) - echtgenote (van Paul) - moeder (1 dochter en 1 zoon) - presentatrice - redactrice - secretaresse.
In 2014 hebben Paul en ik Klemtoon Media opgericht. Wij maken content. In alle vormen, soorten en maten. Mijn passie voor PR, communicatie en Social Media komt daarbij goed van pas.

Over de auteur

Marca van den Broek

ondernemer, businesscoach, trainer, zakelijk leider, social media addict, blogger, contenteer, foodie, single mom, honden èn kattenmens, verslaafd aan chocola maar probeert suikervrij te leven. Meer info op www.marcavandenbroek.nl